Zum Hauptinhalt springen

Admin-Panel - Benutzerhandbuch

Das Admin-Panel ist die zentrale Verwaltungsoberfläche für Administratoren der Sprachbrücke-Plattform. Hier haben Sie vollständigen Zugriff auf alle Systemfunktionen und können das gesamte System überwachen und steuern.

Zugang zum Admin-Panel​

Login​

  1. Öffnen Sie die Admin-Panel-URL in Ihrem Browser
  2. Geben Sie Ihre Admin-E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein
  3. Klicken Sie auf "Anmelden"

Wichtig: Nur Benutzer mit der Rolle "Administrator" haben Zugang zum Admin-Panel.

Erste Anmeldung​

Nach der ersten Anmeldung sollten Sie:

  • Ihr Passwort ändern
  • Ihre E-Mail-Adresse verifizieren
  • Die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren (falls verfügbar)

Dashboard​

Das Dashboard ist Ihre Startseite im Admin-Panel und gibt Ihnen einen schnellen Überblick über:

  • Statistiken: Anzahl aktiver Benutzer, offene Aufträge, Umsatz
  • Neue Registrierungen: Kürzlich registrierte Benutzer, die auf Freischaltung warten
  • Aktuelle Aufträge: Letzte Bestellungen und deren Status
  • Benachrichtigungen: Wichtige Systemmeldungen und Warnungen
  • Aktivitätsübersicht: Grafiken und Diagramme zur Systemnutzung

Benutzerverwaltung​

Benutzerliste​

Unter "Benutzer" im Hauptmenü finden Sie alle registrierten Benutzer:

  • Überblick: Name/Organisation, E-Mail, Rolle, Status, Anzahl Aufträge
  • Filter: Nach Rolle (Admin, Auftraggeber, Sprachmittler) oder Status filtern
  • Suche: Nach Name, E-Mail oder Organisation suchen
  • Sortierung: Nach Name, Registrierungsdatum oder letztem Login sortieren

Benutzer freischalten​

Neue Registrierungen müssen von Ihnen freigeschaltet werden:

  1. Öffnen Sie die Benutzerliste
  2. Filtern Sie nach Status "Beantragt"
  3. Klicken Sie auf den Benutzer, um Details anzuzeigen
  4. Prüfen Sie die eingegebenen Daten sorgfältig
  5. Klicken Sie auf "Aktivieren", um den Benutzer freizuschalten
  6. Der Benutzer erhält automatisch eine Benachrichtigung

Tipp: Bei Sprachmittlern sollten Sie besonders auf Qualifikationen, Sprachkenntnisse und hochgeladene Nachweise achten.

Benutzer bearbeiten​

So ändern Sie Benutzerdaten:

  1. Öffnen Sie die Benutzerliste
  2. Klicken Sie auf "Bearbeiten" beim gewünschten Benutzer
  3. Ändern Sie die gewünschten Felder

Verfügbare Felder:

Grunddaten (alle Benutzer)​

  • Anrede, Vorname, Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer
  • Rolle (Admin, Auftraggeber, Sprachmittler)
  • Status (Beantragt, Aktiv, Abgelehnt, Deaktiviert)
  • Passwort zurücksetzen

Auftraggeber-spezifische Felder​

  • Organisationsname
  • Organisationstyp (Behörde, Krankenhaus, Schule, etc.)
  • Rechnungs-E-Mail-Adresse
  • Rechnungsadresse (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)

Sprachmittler-spezifische Felder​

  • Geburtsdatum und Geschlecht
  • Adresse (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
  • Sprachkenntnisse (Mehrfachauswahl)
  • Kategorien-Blacklist (Kategorien, die der Sprachmittler ablehnt)
  • Maximale Entfernung (10-100 km)
  • Verfügbarkeit für automatische Auswahl
  • Arbeitszeiten (Montag-Sonntag, Start- und Endzeit)
  • Steuernummer
  • Bankverbindung (IBAN, BIC, Kontoinhaber)
  • Abrechnungsart (Rechnung, Kleinunternehmer, etc.)
  • Notizen

Benutzer deaktivieren oder ablehnen​

Benutzer deaktivieren:

  1. Öffnen Sie den Benutzer
  2. Ändern Sie den Status auf "Deaktiviert"
  3. Der Benutzer kann sich nicht mehr anmelden
  4. Alle Aufträge bleiben erhalten

Registrierung ablehnen:

  1. Öffnen Sie den Benutzer mit Status "Beantragt"
  2. Ändern Sie den Status auf "Abgelehnt"
  3. Der Benutzer erhält eine Benachrichtigung
  4. Der Account wird nicht freigeschaltet

Benutzer löschen​

Achtung: Das Löschen eines Benutzers ist endgültig!

  1. Öffnen Sie den Benutzer
  2. Klicken Sie oben rechts auf das Aktionsmenü
  3. Wählen Sie "Löschen"
  4. Bestätigen Sie die Aktion

Wichtig: Prüfen Sie vorher, ob der Benutzer offene Aufträge oder Rechnungen hat.

Benachrichtigungseinstellungen​

Jeder Benutzer hat individuelle Benachrichtigungseinstellungen:

  1. Öffnen Sie den Benutzer
  2. Wechseln Sie zum Tab "Benachrichtigungseinstellungen"
  3. Hier sehen Sie alle 37 Benachrichtigungstypen
  4. Pro Typ können drei Kanäle aktiviert/deaktiviert werden:
    • E-Mail: Benachrichtigung per E-Mail
    • In-App: Benachrichtigung in der Anwendung
    • Push: Push-Benachrichtigung auf dem Mobilgerät

Auftragsverwaltung​

Auftragsübersicht​

Unter "Aufträge" sehen Sie alle Dolmetschaufträge im System:

Spalten:

  • Auftragsnummer
  • Auftraggeber
  • Kategorie (z.B. Behördentermin, Arzttermin)
  • Termin (Datum und Uhrzeit)
  • Status (Entwurf, Offen, Zugewiesen, Bestätigt, etc.)
  • Zugewiesener Sprachmittler
  • Gesamtkosten

Filter:

  • Nach Status filtern
  • Nach Datum filtern (Heute, Diese Woche, Dieser Monat)
  • Nach Kategorie filtern
  • Nach Auftraggeber oder Sprachmittler filtern

Auftragsstatus​

Das System verwendet folgende Status:

  1. Entwurf - Auftrag noch nicht abgeschickt
  2. Offen - Wartet auf Zuweisung eines Sprachmittlers
  3. Zugewiesen - Sprachmittler wurde zugewiesen, wartet auf Bestätigung
  4. Bestätigt - Sprachmittler hat zugesagt
  5. Aktiv - Termin läuft gerade
  6. Abgeschlossen - Termin erfolgreich beendet
  7. Storniert - Auftrag wurde abgebrochen
  8. Abgelehnt - Kein passender Sprachmittler gefunden
  9. Fehler - Technisches Problem

Auftrag manuell zuweisen​

Falls das automatische Matching keinen Sprachmittler findet:

  1. Öffnen Sie den Auftrag
  2. Klicken Sie auf "Zuweisen"
  3. Wählen Sie einen passenden Sprachmittler aus der Liste
  4. Achten Sie auf:
    • Sprachkenntnisse
    • Verfügbarkeit zum Termin
    • Maximale Entfernung
    • Kategorien-Blacklist
  5. Bestätigen Sie die Zuweisung
  6. Der Sprachmittler erhält eine Benachrichtigung

Auftrag bearbeiten​

So ändern Sie Auftragsdaten:

  1. Öffnen Sie den Auftrag
  2. Klicken Sie auf "Bearbeiten"
  3. Ändern Sie die gewünschten Felder:
    • Termin (Datum, Uhrzeit, Dauer)
    • Ort (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
    • Kategorie
    • Sprachen (Ausgangs- und Zielsprache)
    • Besonderheiten/Notizen
    • Klientendaten (Name, Geschlecht)

Wichtig: Bei Änderungen an bereits zugewiesenen Aufträgen wird der Sprachmittler automatisch benachrichtigt!

Zusatzkosten genehmigen​

Sprachmittler können Zusatzkosten einreichen (Fahrtkosten, Überstunden, Parkgebühren, etc.):

  1. Öffnen Sie den Auftrag
  2. Scrollen Sie zu "Zusatzkosten"
  3. Prüfen Sie jede Position:
    • Kategorie (Fahrt, Überstunden, Parkgebühren, etc.)
    • Betrag
    • Beschreibung/Begründung
    • Hochgeladene Belege (falls vorhanden)
  4. Klicken Sie auf "Genehmigen" oder "Ablehnen"
  5. Bei Ablehnung: Geben Sie einen Grund an

Wichtig: Nur genehmigte Zusatzkosten werden in die Rechnung aufgenommen!

Auftrag stornieren​

So stornieren Sie einen Auftrag:

  1. Öffnen Sie den Auftrag
  2. Klicken Sie auf "Stornieren"
  3. Wählen Sie den Grund aus:
    • Kunde hat abgesagt
    • Sprachmittler hat abgesagt
    • Termin verschoben
    • Technisches Problem
    • Sonstiges
  4. Geben Sie eine optionale Begründung ein
  5. Bestätigen Sie die Stornierung

Ausfallpauschale: Bei kurzfristigen Stornierungen (< 24 Stunden vor Termin) wird automatisch eine Ausfallpauschale berechnet.

Rechnungsverwaltung​

Rechnungsübersicht​

Unter "Rechnungen" sehen Sie alle erstellten Rechnungen:

Spalten:

  • Rechnungsnummer
  • Auftragsnummer
  • Empfänger (Auftraggeber)
  • Betrag
  • Status (Entwurf, Offen, Bezahlt, Überfällig, Storniert)
  • Fälligkeitsdatum
  • Erstellt am

Filter:

  • Nach Status filtern
  • Nach Zahlungsstatus filtern
  • Nach Datum filtern

Rechnung prüfen​

Bevor eine Rechnung verschickt wird, sollten Sie diese prüfen:

  1. Öffnen Sie die Rechnung
  2. Prüfen Sie folgende Positionen:
    • Grundbetrag: Stundensatz × Dauer
    • Fahrtkosten: Kilometer × Kilometerpauschale
    • Zusatzkosten: Alle genehmigten Zusatzkosten
    • Ausfallpauschale: Falls zutreffend
    • Zwischensumme
    • Mehrwertsteuer (19%)
    • Gesamtbetrag
  3. Überprüfen Sie die Rechnungsadresse
  4. Klicken Sie auf "PDF herunterladen", um die Rechnung zu prüfen

Rechnung freigeben​

Rechnungen im Status "Entwurf" müssen freigegeben werden:

  1. Öffnen Sie die Rechnung
  2. Prüfen Sie alle Daten
  3. Klicken Sie auf "Freigeben"
  4. Die Rechnung wird automatisch per E-Mail an den Auftraggeber versendet
  5. Status wechselt zu "Offen"

Zahlung verbuchen​

So markieren Sie eine Rechnung als bezahlt:

  1. Öffnen Sie die Rechnung
  2. Klicken Sie auf "Zahlung verbuchen"
  3. Geben Sie das Zahlungsdatum ein
  4. Wählen Sie die Zahlungsmethode:
    • Überweisung
    • Lastschrift
    • Bar
    • Sonstiges
  5. Geben Sie eine optionale Notiz ein (z.B. Verwendungszweck)
  6. Bestätigen Sie die Zahlung
  7. Status wechselt zu "Bezahlt"

Überfällige Rechnungen​

Das System markiert Rechnungen automatisch als überfällig:

  1. Filtern Sie nach Status "Überfällig"
  2. Sehen Sie sich die Liste an
  3. Kontaktieren Sie die Auftraggeber per E-Mail oder Telefon
  4. Nutzen Sie die "Zahlungserinnerung senden"-Funktion

Automatische Erinnerungen:

    1. Mahnung: 7 Tage nach Fälligkeit
    1. Mahnung: 14 Tage nach Fälligkeit
    1. Mahnung: 21 Tage nach Fälligkeit

Rechnung stornieren​

So stornieren Sie eine Rechnung:

  1. Öffnen Sie die Rechnung
  2. Klicken Sie auf "Stornieren"
  3. Geben Sie einen Grund an
  4. Bestätigen Sie die Stornierung
  5. Status wechselt zu "Storniert"
  6. Eine Stornorechnung wird automatisch erstellt

Wichtig: Bereits bezahlte Rechnungen können nicht storniert werden!

Tarifsätze verwalten​

Tarifsätze-Übersicht​

Unter "Tarifsätze" im Menü "System" finden Sie alle Tarifsätze:

Angezeigt werden:

  • Gültig ab (Datum)
  • Aktuell (Ja/Nein)
  • Stundensatz
  • Kilometerpauschale
  • Mindestabrechenbare Stunden
  • Zahlungsziel (in Tagen)
  • Ausfallpauschale
  • Stornierungsfrist

Neuen Tarifsatz erstellen​

So erstellen Sie einen neuen Tarifsatz:

  1. Klicken Sie auf "Neuer Tarifsatz"
  2. Füllen Sie folgende Felder aus:

Tarif-Details:

  • Gültig ab: Ab diesem Datum wird der neue Tarifsatz verwendet
  • Aktiv: Nur aktive Tarifsätze werden für Berechnungen verwendet

Kostensätze:

  • Stundensatz: Preis pro Stunde Dolmetschung (z.B. 60,00 €)
  • Kilometerpauschale: Preis pro Kilometer Fahrtweg (z.B. 0,35 €)

Zusätzliche Konditionen:

  • Mindestablrechenbare Stunden: Minimum der abrechenbaren Zeit (z.B. 1,0 Stunden)
  • Zahlungsziel: Zahlungsfrist in Tagen (z.B. 14 Tage)
  • Ausfallpauschale: Betrag bei kurzfristiger Stornierung (z.B. 50,00 €)
  • Stornierungsfrist: Stunden vor Termin (z.B. 24 Stunden)
  • Ausfallpauschale-Notizen: Zusätzliche Informationen
  • Notizen: Optionale Bemerkungen
  1. Klicken Sie auf "Erstellen"

Wichtig: Der neue Tarifsatz gilt nur für Aufträge, die nach dem "Gültig ab"-Datum erstellt werden!

Tarifsatz bearbeiten​

Bestehende Tarifsätze können angepasst werden:

  1. Öffnen Sie den Tarifsatz
  2. Klicken Sie auf "Bearbeiten"
  3. Ändern Sie die gewünschten Felder
  4. Speichern Sie die Änderungen

Achtung: Änderungen wirken sich nicht auf bereits erstellte Aufträge aus, da diese einen Snapshot des Tarifsatzes gespeichert haben!

Tarifsatz deaktivieren​

Alte Tarifsätze können deaktiviert werden:

  1. Öffnen Sie den Tarifsatz
  2. Schalten Sie "Aktiv" auf "Nein"
  3. Speichern Sie

Benachrichtigungen verwalten​

Benachrichtigungs-Templates​

Unter "Benachrichtigungs-Templates" im Menü "Kommunikation":

Das System sendet 37 verschiedene Benachrichtigungstypen. Jeder Typ hat Templates für:

  • E-Mail - Ausführliche E-Mail mit allen Details
  • In-App - Kurze Nachricht in der Anwendung
  • Push - Kurze Push-Benachrichtigung auf dem Smartphone

Template bearbeiten​

So passen Sie ein Template an:

  1. Wählen Sie das gewünschte Template aus der Liste
  2. Klicken Sie auf "Bearbeiten"
  3. Bearbeiten Sie folgende Felder:

Grunddaten:

  • Name: Interner Name des Templates
  • Benachrichtigungstyp: Z.B. "Order Assigned", "Payment Received"
  • Zielrolle: Admin, Auftraggeber oder Sprachmittler (oder alle)
  • Kanal: E-Mail, In-App oder Push
  • Sprache: Deutsch oder Englisch
  • Aktiv: Template aktiv/inaktiv

Template-Inhalt:

Für E-Mails:

  • Betreff: E-Mail-Betreff (mit Variablen)
  • Inhalt: E-Mail-Text in Markdown (mit Variablen)

Für In-App und Push:

  • Titel: Benachrichtigungstitel (mit Variablen)
  • Inhalt: Benachrichtigungstext (mit Variablen)

  1. Verwenden Sie Variablen im Text:

    • {user_name} - Name des Empfängers
    • {order_number} - Auftragsnummer
    • {appointment_date} - Termindatum
    • {appointment_time} - Terminuhrzeit
    • {interpreter_name} - Name des Sprachmittlers
    • {location} - Terminort
    • Und viele mehr (siehe "Verfügbare Variablen" unter dem Textfeld)

  2. Klicken Sie auf "Speichern"

Template testen​

Bevor Sie ein Template aktivieren, sollten Sie es testen:

  1. Öffnen Sie das Template
  2. Klicken Sie auf "Test"
  3. Bei E-Mail-Templates:
    • Geben Sie eine Test-E-Mail-Adresse ein
    • Klicken Sie auf "Test senden"
    • Sie erhalten eine echte E-Mail mit Testdaten
  4. Bei Push-Templates:
    • Wählen Sie einen Sprachmittler mit registriertem Gerät
    • Klicken Sie auf "Push senden"
    • Der Sprachmittler erhält eine echte Push-Benachrichtigung

Wichtig: Test-Benachrichtigungen werden mit Beispieldaten gefüllt!

Template deaktivieren​

Falls Sie ein Template vorübergehend deaktivieren möchten:

  1. Öffnen Sie das Template
  2. Schalten Sie "Aktiv" auf "Nein"
  3. Speichern Sie
  4. Das Template wird nicht mehr verwendet, bis Sie es wieder aktivieren

Stammdaten verwalten​

Sprachen​

Unter "Sprachen" im Menü "System":

Das System unterstützt über 54 Sprachen. Jede Sprache hat:

  • Name (Deutsch und Englisch)
  • ISO-Code (z.B. "de", "en", "ar")
  • Flaggen-Emoji
  • Aktiv-Status

Neue Sprache hinzufügen:

  1. Klicken Sie auf "Neue Sprache"
  2. Geben Sie Name (Deutsch und Englisch), ISO-Code und Emoji ein
  3. Aktivieren Sie die Sprache
  4. Speichern Sie

E-Mail-Templates​

Zusätzlich zu den Benachrichtigungs-Templates gibt es System-E-Mail-Templates für:

  • Willkommens-E-Mails
  • Passwort-Reset-E-Mails
  • E-Mail-Verifizierung
  • Systembenachrichtigungen

Diese Templates finden Sie unter "E-Mail Templates" im Menü "Kommunikation".

Statistiken und Berichte​

Dashboard-Statistiken​

Das Dashboard zeigt Ihnen:

  • Benutzerstatistiken: Anzahl Admins, Auftraggeber, Sprachmittler
  • Auftragsstatistiken: Offene, laufende und abgeschlossene Aufträge
  • Finanzstatistiken: Umsatz, offene Rechnungen, überfällige Zahlungen
  • Aktivitätsgraphen: Aufträge pro Tag/Woche/Monat
  • Top-Sprachmittler: Meiste Aufträge, beste Bewertungen
  • Top-Auftraggeber: Meiste Aufträge, höchster Umsatz

Daten exportieren​

Fast alle Listen können exportiert werden:

  1. Öffnen Sie die gewünschte Liste (Benutzer, Aufträge, Rechnungen)
  2. Klicken Sie oben rechts auf "Exportieren"
  3. Wählen Sie das Format:
    • Excel (XLSX): Für Tabellenkalkulation
    • CSV: Für Import in andere Systeme
  4. Der Export wird heruntergeladen

Exportierte Daten enthalten:

  • Alle angezeigten Spalten
  • Alle Filter werden berücksichtigt
  • Sortierung wird beibehalten

Systemeinstellungen​

Allgemeine Einstellungen​

Unter "Einstellungen" (falls verfügbar) können Sie konfigurieren:

  • E-Mail-Versand: SMTP-Server, Absenderadresse
  • Push-Benachrichtigungen: OneSignal-Konfiguration
  • Systemsprache: Deutsch oder Englisch
  • Zeitzone: Europa/Berlin
  • Währung: EUR (Euro)
  • Datenschutz: DSGVO-Einstellungen

Sicherheitseinstellungen​

  • Passwort-Richtlinien: Mindestlänge, Komplexität
  • Sitzungs-Timeout: Automatisches Abmelden nach Inaktivität
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung: Aktivieren/Deaktivieren
  • IP-Whitelist: Zugriff nur von bestimmten IP-Adressen

Häufige Aufgaben​

Neue Registrierung prüfen und freischalten​

  1. Gehen Sie zu "Benutzer"
  2. Filtern Sie nach Status "Beantragt"
  3. Öffnen Sie den neuen Benutzer
  4. Prüfen Sie alle Angaben sorgfältig:
    • Bei Auftraggebern: Organisation, Adresse, Kontaktdaten
    • Bei Sprachmittlern: Qualifikationen, Sprachkenntnisse, Nachweise, Bankverbindung
  5. Ändern Sie den Status auf "Aktiv"
  6. Speichern Sie
  7. Der Benutzer erhält automatisch eine Freischaltungs-E-Mail

Auftrag manuell erstellen​

Falls ein Auftraggeber telefonisch einen Auftrag aufgibt:

  1. Gehen Sie zu "Aufträge"
  2. Klicken Sie auf "Neuer Auftrag"
  3. Wählen Sie den Auftraggeber aus
  4. Füllen Sie alle Pflichtfelder aus:
    • Termin (Datum, Uhrzeit, Dauer)
    • Kategorie (z.B. Behördentermin)
    • Sprachen (Ausgangs- und Zielsprache)
    • Ort (vollständige Adresse)
    • Klientendaten (Name, Geschlecht)
  5. Optional: Besonderheiten und Notizen
  6. Speichern Sie
  7. Der Auftrag wird automatisch dem Matching-System übergeben

Rechnung manuell erstellen​

Falls eine manuelle Rechnung nötig ist:

  1. Gehen Sie zu "Aufträge"
  2. Öffnen Sie den abgeschlossenen Auftrag
  3. Klicken Sie auf "Rechnung erstellen"
  4. Das System berechnet automatisch:
    • Grundbetrag (Stundensatz × Dauer)
    • Fahrtkosten (Kilometer × Pauschale)
    • Genehmigte Zusatzkosten
    • Ausfallpauschale (falls zutreffend)
    • Mehrwertsteuer (19%)
  5. Prüfen Sie die Rechnung
  6. Klicken Sie auf "Freigeben"
  7. Die Rechnung wird automatisch per E-Mail versendet

Probleme mit einem Auftrag lösen​

Falls es Probleme gibt:

  1. Öffnen Sie den Auftrag
  2. Prüfen Sie den Status und die Historie
  3. Kontaktieren Sie die Beteiligten:
    • Auftraggeber per E-Mail oder Telefon
    • Sprachmittler per E-Mail, Telefon oder Push-Benachrichtigung
  4. Mögliche Lösungen:
    • Auftrag neu zuweisen (anderer Sprachmittler)
    • Termin verschieben (bearbeiten)
    • Auftrag stornieren (mit Begründung)
  5. Dokumentieren Sie das Problem in den Notizen

Fehlerbehebung​

Benutzer kann sich nicht anmelden​

Mögliche Ursachen:

  • Status ist nicht "Aktiv" → Status auf "Aktiv" setzen
  • E-Mail nicht verifiziert → E-Mail-Verifizierung manuell setzen
  • Passwort vergessen → Passwort-Reset-Link senden
  • Account gesperrt → Sperre aufheben

Lösung:

  1. Öffnen Sie den Benutzer
  2. Prüfen Sie Status und E-Mail-Verifizierung
  3. Setzen Sie bei Bedarf ein neues Passwort
  4. Informieren Sie den Benutzer

Automatisches Matching findet keinen Sprachmittler​

Mögliche Ursachen:

  • Keine Sprachmittler mit passenden Sprachkenntnissen
  • Alle Sprachmittler sind zum Termin bereits verplant
  • Entfernung überschreitet maximale Distanz aller Sprachmittler
  • Kategorie ist in Blacklist aller Sprachmittler

Lösung:

  1. Öffnen Sie den Auftrag
  2. Prüfen Sie die Anforderungen (Sprachen, Termin, Ort, Kategorie)
  3. Suchen Sie manuell nach passenden Sprachmittlern
  4. Weisen Sie manuell zu oder passen Sie Anforderungen an

Rechnung wurde nicht versendet​

Mögliche Ursache:

  • Rechnung ist noch im Status "Entwurf"
  • E-Mail-Adresse des Auftraggebers ist falsch
  • E-Mail wurde vom E-Mail-Server abgelehnt

Lösung:

  1. Öffnen Sie die Rechnung
  2. Prüfen Sie den Status
  3. Bei "Entwurf": Klicken Sie auf "Freigeben"
  4. Prüfen Sie die E-Mail-Adresse des Auftraggebers
  5. Laden Sie die Rechnung als PDF herunter und senden Sie sie manuell

Push-Benachrichtigungen kommen nicht an​

Mögliche Ursachen:

  • Gerät nicht registriert oder inaktiv
  • OneSignal-Konfiguration fehlerhaft
  • Benutzer hat Push-Benachrichtigungen deaktiviert
  • App wurde geschlossen oder deinstalliert

Lösung:

  1. Öffnen Sie den Benutzer
  2. Prüfen Sie die registrierten Geräte unter "Geräte"
  3. Schauen Sie nach, ob Geräte aktiv sind
  4. Bitten Sie den Benutzer, die App neu zu installieren oder sich neu anzumelden

Sicherheit und Datenschutz​

Passwort-Sicherheit​

  • Verwenden Sie ein starkes Passwort mit mindestens 12 Zeichen
  • Kombinieren Sie Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen
  • Ändern Sie Ihr Passwort regelmäßig (alle 3-6 Monate)
  • Teilen Sie Ihr Passwort niemals mit anderen
  • Nutzen Sie einen Passwort-Manager

Zwei-Faktor-Authentifizierung​

Falls verfügbar, aktivieren Sie die 2FA:

  1. Gehen Sie zu Ihrem Profil
  2. Aktivieren Sie "Zwei-Faktor-Authentifizierung"
  3. Scannen Sie den QR-Code mit einer Authenticator-App (z.B. Google Authenticator)
  4. Geben Sie den 6-stelligen Code ein
  5. Bewahren Sie die Backup-Codes sicher auf

Datenschutz und DSGVO​

Wichtige Hinweise:

  • Greifen Sie nur auf Daten zu, die Sie für Ihre Arbeit benötigen
  • Geben Sie Benutzerdaten niemals an Dritte weiter
  • Löschen Sie Daten nur nach Rücksprache mit der Geschäftsführung
  • Informieren Sie sich über die DSGVO-Richtlinien Ihres Unternehmens

Auskunftsrechte: Benutzer haben das Recht auf:

  • Auskunft über gespeicherte Daten
  • Berichtigung falscher Daten
  • Löschung ihrer Daten ("Recht auf Vergessenwerden")
  • Datenübertragbarkeit (Export ihrer Daten)

Sicherheits-Best-Practices​

  • Melden Sie sich immer ab, wenn Sie den Arbeitsplatz verlassen
  • Nutzen Sie das Admin-Panel nur über sichere Verbindungen (HTTPS)
  • Öffnen Sie keine verdächtigen E-Mails oder Links
  • Informieren Sie sofort die IT bei Sicherheitsvorfällen
  • Führen Sie regelmäßig Backups durch

Support und Hilfe​

Technische Probleme​

Bei technischen Problemen wenden Sie sich an:

Bitte geben Sie immer an:

  • Ihr Name und Rolle
  • Beschreibung des Problems
  • Fehlermeldungen (Screenshot)
  • Zeitpunkt des Auftretens
  • Betroffene Benutzer oder Aufträge

Schulung und Weiterbildung​

Falls Sie weitere Schulungen benötigen:

Feedback und Verbesserungsvorschläge​

Wir freuen uns über Ihr Feedback:

Tipps und Tricks​

Tastaturkürzel​

Nutzen Sie Tastaturkürzel für schnelleres Arbeiten:

  • Strg + K (Windows) / Cmd + K (Mac): Globale Suche
  • Strg + S (Windows) / Cmd + S (Mac): Formular speichern
  • ESC: Dialog schließen

Schnellfilter​

Nutzen Sie Schnellfilter für häufige Abfragen:

  • Neue Registrierungen heute: Benutzer → Filter → "Erstellt" → "Heute"
  • Offene Aufträge: Aufträge → Filter → Status → "Offen"
  • Überfällige Rechnungen: Rechnungen → Filter → Status → "Überfällig"

Bulk-Aktionen​

Sparen Sie Zeit mit Bulk-Aktionen:

  1. Wählen Sie mehrere Einträge aus (Checkbox links)
  2. Klicken Sie oben auf "Aktionen"
  3. Wählen Sie die gewünschte Aktion:
    • Aktivieren/Deaktivieren
    • Status ändern
    • E-Mail senden
    • Exportieren
    • Löschen

Favoriten und Lesezeichen​

Setzen Sie Browser-Lesezeichen für häufig genutzte Seiten:

  • Neue Registrierungen: /admin/users?tableFilters[state][value]=requested
  • Offene Aufträge: /admin/orders?tableFilters[state][value]=open
  • Überfällige Rechnungen: /admin/invoices?tableFilters[status][value]=overdue

Anhang​

Glossar​

  • Admin: Administrator mit vollständigem Systemzugriff
  • Auftraggeber: Kunde, der Dolmetschleistungen bucht
  • Sprachmittler: Dolmetscher, der Aufträge annimmt und durchführt
  • Matching: Automatische Zuweisung von Sprachmittlern zu Aufträgen
  • Tariff Snapshot: Gespeicherte Tarifsatz-Version für einen Auftrag
  • Ausfallpauschale: Gebühr bei kurzfristiger Stornierung
  • Zusatzkosten: Kosten für Fahrt, Überstunden, etc.
  • DSGVO: Datenschutz-Grundverordnung

Wichtige Status-Codes​

Benutzer-Status:

  • Beantragt: Registrierung erfolgt, wartet auf Freischaltung
  • Aktiv: Benutzer kann sich anmelden und System nutzen
  • Abgelehnt: Registrierung wurde abgelehnt
  • Deaktiviert: Benutzer vorübergehend gesperrt

Auftrags-Status:

  • Entwurf: Auftrag noch nicht abgeschickt
  • Offen: Wartet auf Sprachmittler-Zuweisung
  • Zugewiesen: Sprachmittler zugewiesen, wartet auf Bestätigung
  • Bestätigt: Sprachmittler hat zugesagt
  • Aktiv: Termin läuft gerade
  • Abgeschlossen: Termin erfolgreich beendet
  • Storniert: Auftrag wurde abgebrochen

Rechnungs-Status:

  • Entwurf: Rechnung noch nicht freigegeben
  • Offen: Rechnung versendet, wartet auf Zahlung
  • Bezahlt: Rechnung wurde bezahlt
  • Überfällig: Zahlungsfrist überschritten
  • Storniert: Rechnung wurde storniert

Version: 1.0 Stand: Oktober 2025 Kontakt: support@hoffnungstraeger-sprachbruecke.de