Web-Portal für Auftraggeber
Das Sprachbrücke Web-Portal ist Ihre zentrale Plattform für die Verwaltung aller Sprachmittlungsanfragen. Hier können Sie Anfragen erstellen, Aufträge verfolgen und Rechnungen einsehen.
URL: https://sprachbruecke.hoffnungstraeger.org
Erste Schritte
Registrierung
Wenn Sie noch keinen Account haben:
- Besuchen Sie das Web-Portal
- Klicken Sie auf "Registrieren"
- Wählen Sie "Als Auftraggeber registrieren"
- Füllen Sie das Formular aus:
Persönliche Daten:
- Anrede (Herr/Frau/Divers)
- Vorname und Nachname
- E-Mail-Adresse (Ihre Kontakt-E-Mail)
- Telefonnummer
- Passwort (mindestens 8 Zeichen)
Organisationsdaten:
- Organisationsname (z.B. "Bezirksamt Mitte")
- Organisationstyp:
- Behörde/Amt
- Schule/Bildungseinrichtung
- Krankenhaus/Gesundheitseinrichtung
- NGO/Verein
- Privat
- Sonstiges
- Abteilung (optional)
- Rechnungsadresse
- Akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärung
- Klicken Sie auf "Registrierung abschließen"
Ihr Account muss von einem Administrator freigeschaltet werden. Sie erhalten eine E-Mail, sobald Sie sich anmelden können.
Anmeldung
- Gehen Sie zur Startseite
- Klicken Sie auf "Anmelden"
- Geben Sie Ihre E-Mail und Ihr Passwort ein
- Optional: "Angemeldet bleiben" aktivieren
- Klicken Sie auf "Anmelden"
Passwort vergessen?
- Klicken Sie auf "Passwort vergessen?"
- Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein
- Sie erhalten einen Link per E-Mail
- Klicken Sie auf den Link
- Vergeben Sie ein neues Passwort
- Melden Sie sich mit dem neuen Passwort an
Dashboard-Überblick
Nach der Anmeldung sehen Sie Ihr Dashboard – Ihre Übersichtsseite.
Was sehen Sie auf dem Dashboard?
Oben:
- Willkommens-Banner mit Ihrem Namen
- Schnellaktionen: "Neue Anfrage erstellen", "Aufträge", "Rechnungen"
Kacheln:
- Aktive Aufträge: Anzahl laufender Aufträge
- Offene Anfragen: Wartet auf Sprachmittler-Zuweisung
- Ausstehende Rechnungen: Unbezahlte Rechnungen
- Nächster Termin: Ihr nächster geplanter Einsatz
Listen:
- Anstehende Termine: Die nächsten 7 Tage
- Neueste Benachrichtigungen: Wichtige Updates
- Letzte Aktivitäten: Was ist passiert?
Neue Sprachmittlungsanfrage erstellen
Schritt 1: Anfrage starten
- Klicken Sie auf "+ Neue Anfrage" (große Schaltfläche oben)
- Oder: Dashboard → "Anfrage erstellen"
Schritt 2: Termin-Informationen
Wann findet der Einsatz statt?
- Datum: Wählen Sie das Datum aus dem Kalender
- Uhrzeit: Beginn (z.B. 14:00)
- Geschätzte Dauer: Wie lange wird der Einsatz dauern?
- In Stunden (z.B. 2 Stunden)
- Oder: Endzeit angeben (z.B. bis 16:00)
Ist es dringend?
- Markieren Sie "Dringend", wenn der Termin in weniger als 48 Stunden ist
- Dringende Aufträge werden bevorzugt behandelt
Schritt 3: Sprachen
Welche Sprachen werden benötigt?
-
Ausgangssprache (Sprache der Person, die Hilfe benötigt):
- Aus Dropdown auswählen
- 54 Sprachen verfügbar
- Suche möglich (z.B. "Arabisch" eingeben)
-
Zielsprache (meist Deutsch):
- Normalerweise "Deutsch"
- Kann aber auch anders sein
Mehrere Sprachen:
- Sie können mehrere Ausgangs-/Zielsprachen hinzufügen
- Klicken Sie auf "+ Weitere Sprache"
Schritt 4: Kategorie und Fachgebiet
Worum geht es?
Wählen Sie die passende Kategorie:
- Medizin: Arzttermin, Krankenhaus, Therapie
- Behörden: Amt, Ausländerbehörde, Jobcenter
- Bildung: Schule, Elterngespräch, Uni
- Soziales: Beratung, Jugendamt
- Recht: Gericht, Anwalt, Polizei
- Sonstiges: Alles andere
Fachgebiet (optional):
- Spezifizieren Sie genauer (z.B. "Gynäkologie", "Asylverfahren")
Die Kategorie hilft, einen Sprachmittler mit passendem Fachwissen zu finden.
Schritt 5: Ort des Einsatzes
Wo findet der Termin statt?
-
Adresse eingeben:
- Straße und Hausnummer
- Postleitzahl und Ort
- Optional: Gebäude/Raum/Stockwerk
-
Auf Karte anzeigen:
- Prüfen Sie, ob die Adresse korrekt ist
- Sie sehen eine Google Maps-Vorschau
-
Ansprechpartner vor Ort:
- Name der Kontaktperson
- Telefonnummer (für Rückfragen)
Schritt 6: Person, die übersetzt wird
Für wen ist die Sprachmittlung?
Oft ist das nicht der Auftraggeber selbst:
- Vorname und Nachname
- Telefonnummer (optional, aber hilfreich)
- Geschlecht (wenn relevant für die Zuweisung)
- Land (Herkunftsland, falls relevant)
Schritt 7: Präferenzen (optional)
Haben Sie spezielle Wünsche?
Bevorzugter Sprachmittler:
- Falls Sie einen bestimmten Sprachmittler wünschen
- Wählen Sie aus der Liste
- System prüft Verfügbarkeit
Geschlecht:
- Männlich
- Weiblich
- Divers
- Egal (Standard)
Besondere Hinweise:
- Freitextfeld für wichtige Informationen
- Beispiele:
- "Patient ist nicht gut zu Fuß, bitte Geduld"
- "Termin im 3. Stock, kein Aufzug"
- "Fachtermin zum Thema Diabetes"
Schritt 8: Kostenvoranschlag
Das System berechnet automatisch:
Basierend auf:
- Geschätzte Dauer
- Stundensatz (Standard: 40 €/Std.)
- Mindestabrechnung (1 Stunde)
- Entfernung (wenn > 30 km: Kilometerpauschale)
Sie sehen:
- Grundkosten: Zeitbasiert
- Fahrtkosten: (falls zutreffend)
- Voraussichtlicher Gesamtbetrag
Die tatsächlichen Kosten werden nach dem Einsatz basierend auf der echten Dauer berechnet.
Schritt 9: Prüfen und Absenden
-
Prüfen Sie alle Angaben:
- Datum und Uhrzeit korrekt?
- Sprachen richtig?
- Adresse vollständig?
- Alle wichtigen Hinweise erfasst?
-
Vorschau ansehen (optional):
- Klicken Sie auf "Vorschau"
- Sehen Sie, wie der Sprachmittler die Anfrage sieht
-
Absenden:
- Klicken Sie auf "Anfrage absenden"
- Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail
- Die Anfrage ist nun "Offen" und wird bearbeitet
Aufträge verwalten
Auftragsübersicht
Klicken Sie auf "Aufträge" im Hauptmenü.
Filter-Optionen:
- Alle: Alle Ihre Aufträge
- Offen: Wartet auf Sprachmittler
- Zugewiesen: Sprachmittler gefunden
- Abgeschlossen: Termin vorbei
- Storniert: Abgesagt
Such- und Sortier-Funktionen:
- Suche: Nach Auftragsnummer, Sprache, Ort
- Sortieren: Nach Datum, Status, Sprache
- Zeitraum: Letzte 7 Tage, Monat, Jahr, Benutzerdefiniert
Auftragsdetails ansehen
Klicken Sie auf einen Auftrag in der Liste:
Sie sehen:
- Status-Anzeige: Farbcodiert (Grün = OK, Gelb = Warnung, Rot = Problem)
- Termin-Informationen: Datum, Uhrzeit, Ort
- Sprachen und Kategorie
- Zugewiesener Sprachmittler (falls vorhanden):
- Name
- Kontaktdaten (Telefon)
- Bewertung (Sterne)
- Profilbild
- Timeline: Alle Aktivitäten chronologisch
- Dokumente: Hochgeladene Dateien
- Rechnungen: Verknüpfte Rechnungen
Auftragsstatus verstehen
Offen (Gelb):
- Auftrag ist erstellt
- System sucht passenden Sprachmittler
- Was passiert: Automatisches Matching läuft
- Ihre Aktion: Warten (meist < 24h)
Zugewiesen (Blau):
- Sprachmittler wurde gefunden und hat zugesagt
- Termin ist bestätigt
- Ihre Aktion: Keine, warten auf Termin
In Bearbeitung (Grün):
- Sprachmittler ist vor Ort (hat eingecheckt)
- Einsatz läuft gerade
- Ihre Aktion: Keine
Abgeschlossen (Grau):
- Einsatz ist vorbei
- Sprachmittler hat ausgecheckt
- Rechnung folgt
- Ihre Aktion: Auf Rechnung warten, später bewerten
Kein Sprachmittler gefunden (Rot):
- Automatisches Matching war nicht erfolgreich
- Ihre Aktion: Support kontaktieren oder Anfrage anpassen
Storniert (Rot):
- Auftrag wurde abgesagt
- Von Ihnen oder vom Sprachmittler
- Ihre Aktion: Ggf. neue Anfrage erstellen
Auftrag stornieren
Falls Sie einen Auftrag absagen müssen:
- Öffnen Sie den Auftrag
- Klicken Sie auf "Auftrag stornieren" (unten)
- Wählen Sie einen Grund:
- Termin verschoben
- Termin abgesagt
- Anderer Grund
- Geben Sie eine Begründung ein (wichtig für den Sprachmittler!)
- Bestätigen Sie die Stornierung
Bei Stornierung weniger als 24 Stunden vor dem Termin wird eine Ausfallgebühr von 50 € berechnet! Diese wird Ihnen in Rechnung gestellt.
Auftrag bearbeiten
Vor der Zuweisung können Sie den Auftrag noch ändern:
- Öffnen Sie den Auftrag
- Klicken Sie auf "Bearbeiten"
- Ändern Sie die gewünschten Felder
- Speichern
Nach der Zuweisung: Änderungen nur noch über Support möglich (kontaktieren Sie uns).
Kommunikation
Sprachmittler kontaktieren
Sobald ein Sprachmittler zugewiesen ist:
- Öffnen Sie den Auftrag
- Sie sehen die Kontaktdaten des Sprachmittlers:
- Telefonnummer
- E-Mail (optional)
- Klicken Sie auf "Anrufen" oder "E-Mail senden"
Wann kontaktieren?
- Bei Rückfragen zum Einsatz
- Wenn sich etwas ändert (Zeit, Ort)
- Bei Verspätung
Die Sprachmittler sind Profis. Behandeln Sie sie respektvoll und kommunizieren Sie klar.
Benachrichtigungen
Sie werden automatisch benachrichtigt bei:
- Sprachmittler gefunden: "Ihr Auftrag wurde zugewiesen"
- Sprachmittler abgesagt: "Leider hat der Sprachmittler abgesagt"
- Termin-Erinnerung: 24h, 2h und 30 Min. vor Beginn
- Einsatz begonnen: "Sprachmittler hat eingecheckt"
- Einsatz beendet: "Sprachmittler hat ausgecheckt"
- Rechnung erstellt: "Neue Rechnung verfügbar"
- Zahlungserinnerung: Bei Fälligkeit
Benachrichtigungskanäle:
- E-Mail: Immer aktiviert
- Browser-Benachrichtigungen: Wenn Sie im Portal angemeldet sind
Benachrichtigungen anpassen
- Klicken Sie auf Ihr Profil (oben rechts)
- Wählen Sie "Einstellungen"
- Klicken Sie auf "Benachrichtigungen"
- Für jeden Typ können Sie wählen:
- E-Mail: An/Aus
- Browser: An/Aus
Rechnungen
Rechnungsübersicht
Klicken Sie auf "Rechnungen" im Hauptmenü.
Sie sehen alle Rechnungen:
- Rechnungsnummer (z.B. INV-2025-001)
- Auftragsnummer
- Datum
- Betrag
- Status
- Fälligkeit
Filter:
- Offen: Noch zu bezahlen
- Fällig: Zahlungsziel überschritten
- Bezahlt: Erledigt
- Alle: Vollständige Historie
Rechnung ansehen
Klicken Sie auf eine Rechnung:
Details:
- Rechnungsempfänger: Ihre Organisation
- Leistungserbringer: Der Sprachmittler
- Leistungszeitraum: Datum und Zeiten
- Positions-Aufschlüsselung:
- Grundleistung (Stunden × Stundensatz)
- Fahrtkosten (falls zutreffend)
- Zusatzkosten (Parken, Material, etc.)
- Zwischensumme
- MwSt. (normalerweise 0% - Kleinunternehmer)
- Gesamtbetrag
- Zahlungsziel
Aktionen:
- PDF herunterladen: Für Ihre Buchhaltung
- Per E-Mail senden: An Ihre Buchhaltung weiterleiten
- Drucken: Direkt ausdrucken
Rechnung prüfen
Kontrollieren Sie:
-
Zeiten korrekt?
- Check-in und Check-out
- Tatsächliche Dauer
- Mit Ihrem Termin abgleichen
-
Zusatzkosten nachvollziehbar?
- Belege vorhanden? (klicken auf "Belege ansehen")
- Beträge korrekt?
-
Gesamtbetrag plausibel?
- Vergleich mit Kostenvoranschlag
Rechnung beanstanden
Falls etwas nicht stimmt:
- Klicken Sie auf "Rechnung beanstanden"
- Wählen Sie den Grund:
- Zeiten nicht korrekt
- Zusatzkosten nicht genehmigt
- Beleg fehlt
- Betrag falsch berechnet
- Anderer Grund
- Beschreiben Sie das Problem ausführlich
- Absenden
Was passiert?:
- Die Rechnung geht zurück an den Sprachmittler
- Status: "Rückfrage"
- Sprachmittler korrigiert
- Sie erhalten eine neue Rechnung (Version 2)
Rechnungen werden versioniert (v1, v2, v3...). Alte Versionen bleiben sichtbar.
Zahlung
Zahlungsweise:
- Standardmäßig: Überweisung
- Verwenden Sie die auf der Rechnung angegebene IBAN
- Zahlungsziel: Normalerweise 14 Tage
Verwendungszweck:
- Unbedingt die Rechnungsnummer angeben!
- Beispiel: "INV-2025-001"
Nach Zahlung:
- Die Zahlung wird vom Admin bestätigt
- Status ändert sich zu "Bezahlt"
- Sie erhalten eine Zahlungsbestätigung per E-Mail
Zahlungserinnerungen
Bei überfälligenRechnungen:
- 7 Tage nach Fälligkeit: Erste Erinnerung
- 14 Tage nach Fälligkeit: Zweite Mahnung
- 21 Tage nach Fälligkeit: Letzte Mahnung
Bitte zahlen Sie pünktlich, damit die Sprachmittler ihr Honorar erhalten!
Rechnungshistorie exportieren
Für Ihre Buchhaltung:
- Gehen Sie zu "Rechnungen"
- Klicken Sie auf "Exportieren" (oben rechts)
- Wählen Sie:
- Zeitraum (z.B. aktuelles Quartal, Jahr)
- Format: Excel oder PDF
- Download startet automatisch
Bewertungen
Nach Auftragsabschluss
Nachdem eine Rechnung bezahlt wurde, können Sie den Service bewerten.
Bewertung abgeben
- Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung: "Bitte bewerten Sie Ihren Auftrag"
- Klicken Sie auf den Link in der E-Mail
- Oder: Öffnen Sie den Auftrag und klicken Sie auf "Jetzt bewerten"
Bewertungsformular:
-
Sternebewertung (1-5 Sterne):
- 5 Sterne: Hervorragend
- 4 Sterne: Gut
- 3 Sterne: Befriedigend
- 2 Sterne: Ausreichend
- 1 Stern: Mangelhaft
-
Was bewerten Sie?:
- Fachliche Kompetenz
- Pünktlichkeit
- Freundlichkeit
- Sprachqualität
- Gesamteindruck
-
Kommentar (optional, aber hilfreich):
- Was lief gut?
- Was könnte besser sein?
- Würden Sie den Sprachmittler weiterempfehlen?
-
Klicken Sie auf "Bewertung absenden"
Ihre Bewertung ist für den Sprachmittler anonym. Nur Admins sehen, wer bewertet hat.
Ihre Bewertungen ansehen
Alle Ihre abgegebenen Bewertungen:
- "Profil" → "Meine Bewertungen"
- Sie sehen:
- Auftrag
- Datum
- Bewertung (Sterne + Kommentar)
Profil und Einstellungen
Profil bearbeiten
- Klicken Sie auf Ihr Profilbild/Name (oben rechts)
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Was können Sie ändern?:
Persönliche Daten:
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Organisationsdaten:
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- Abteilung
- Rechnungsadresse
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- Oder: Hochladen von Ihrem Computer
Passwort ändern
- "Profil" → "Sicherheit"
- "Passwort ändern"
- Geben Sie ein:
- Aktuelles Passwort
- Neues Passwort
- Neues Passwort bestätigen
- Speichern
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
Für erhöhte Sicherheit:
- "Profil" → "Sicherheit"
- "Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren"
- Scannen Sie den QR-Code mit einer Authenticator-App (z.B. Google Authenticator)
- Geben Sie den 6-stelligen Code ein
- Backup-Codes speichern!
Ab jetzt: Bei jedem Login zusätzlich Code eingeben.
Benachrichtigungs-Einstellungen
- "Profil" → "Einstellungen" → "Benachrichtigungen"
- Für jeden Benachrichtigungstyp:
- E-Mail: An/Aus
- Browser: An/Aus
Empfohlene Einstellungen:
- Neue Zuweisung: E-Mail AN
- Termin-Erinnerungen: E-Mail AN
- Rechnungen: E-Mail AN
- Zahlungserinnerungen: E-Mail AN
Organisationsbenutzer verwalten
Als Administrator Ihrer Organisation können Sie weitere Benutzer hinzufügen:
- "Profil" → "Organisation"
- "Benutzer verwalten"
- "+ Benutzer hinzufügen"
- Geben Sie E-Mail und Rolle an:
- Administrator: Volle Rechte
- Mitarbeiter: Kann Anfragen erstellen
- Nur ansehen: Kann nur ansehen, nichts erstellen
- Einladung senden
Ideal, wenn mehrere Personen in Ihrer Organisation Sprachmittlungen anfragen.
Statistiken und Reports
Dashboard-Statistiken
Auf Ihrer Startseite sehen Sie:
- Aufträge diesen Monat: Anzahl
- Kosten diesen Monat: Gesamtausgaben
- Häufigste Sprachen: Welche Sprachen Sie am meisten anfragen
- Durchschnittliche Bewertung: Wie Sie als Auftraggeber bewertet werden
Detaillierte Reports
- Klicken Sie auf "Berichte" (im Menü)
- Wählen Sie:
- Zeitraum: Monat, Quartal, Jahr, Benutzerdefiniert
- Typ: Aufträge, Kosten, Sprachen, Kategorien
Verfügbare Reports:
Auftragsreport:
- Anzahl Aufträge pro Monat
- Status-Verteilung
- Erfolgsquote (zugewiesen vs. nicht gefunden)
Kostenreport:
- Gesamtausgaben pro Monat
- Aufschlüsselung nach Sprachen
- Durchschnittliche Kosten pro Einsatz
- Zusatzkosten-Analyse
Sprachen-Report:
- Meist angefragte Sprachen
- Kosten pro Sprache
- Verfügbarkeit pro Sprache
Kategorien-Report:
- Aufträge nach Fachgebiet
- Kosten pro Kategorie
Export
Alle Reports können exportiert werden:
- Excel: Für eigene Auswertungen
- PDF: Zum Ausdrucken oder Präsentieren
- CSV: Für Import in andere Systeme
Häufige Probleme und Lösungen
Kein Sprachmittler gefunden
"Für Ihre Anfrage konnte kein passender Sprachmittler gefunden werden"
Mögliche Gründe:
- Seltene Sprachkombination
- Sehr kurzfristig
- Ungewöhnliche Uhrzeit
- Alle Sprachmittler ausgebucht
Lösungen:
- Termin anpassen: Ggf. anderen Tag/andere Uhrzeit
- Vorlaufzeit erhöhen: Minimum 48h empfohlen
- Support kontaktieren: Wir suchen manuell
- Alternative Sprache: Gibt es eine alternative Sprachkombination?
Rechnung erscheint nicht
Ich sehe keine Rechnung, obwohl der Auftrag abgeschlossen ist
Gründe:
- Sprachmittler hat noch nicht abgerechnet (kann bis zu 7 Tage dauern)
- Rechnung ist noch im Entwurf beim Sprachmittler
- Rechnung wurde vom Admin noch nicht freigegeben
Lösung:
- Warten Sie 7 Tage nach Auftragsende
- Falls dann immer noch keine Rechnung: Support kontaktieren
Ich kann mich nicht anmelden
"E-Mail oder Passwort falsch"
Lösungen:
- Passwort vergessen?: Nutzen Sie die Passwort-Zurücksetzen-Funktion
- E-Mail korrekt?: Groß-/Kleinschreibung beachten
- Account aktiviert?: Prüfen Sie Ihre E-Mails nach Aktivierungslink
- Browser-Problem?: Versuchen Sie einen anderen Browser
- Cookies aktiviert?: Cookies müssen erlaubt sein
Benachrichtigungen kommen nicht an
Lösung:
- Spam-Ordner prüfen
- E-Mail-Adresse korrekt im Profil?
- Benachrichtigungs-Einstellungen: Sind E-Mails aktiviert?
- Whitelist: Fügen Sie noreply@hoffnungstraeger.org zu Ihren Kontakten hinzu
- IT-Abteilung: Falls Sie eine Firmen-E-Mail nutzen, prüfen Sie mit Ihrer IT
Support und Hilfe
Hilfe-Center
- Klicken Sie auf "Hilfe" (Fragezeichen-Icon, oben rechts)
- Sie finden:
- FAQ: Häufige Fragen
- Video-Tutorials: Schritt-für-Schritt-Anleitungen
- Kontaktformular
Support kontaktieren
E-Mail:
- sprache@hoffnungstraeger.de
- Antwortzeit: Meist innerhalb von 24 Stunden
Telefon:
- +49 (0) 123 456 789
- Mo-Fr, 9:00-17:00 Uhr
Kontaktformular:
- "Hilfe" → "Support kontaktieren"
- Beschreiben Sie Ihr Problem
- Optional: Screenshot anhängen
- Absenden
Was sollten Sie angeben?:
- Ihr Name und E-Mail
- Auftragsnummer (falls relevant)
- Detaillierte Beschreibung
- Was haben Sie bereits versucht?
- Screenshot (sehr hilfreich!)
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Wir freuen uns über Ihr Feedback!
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Vielen Dank, dass Sie die Sprachbrücke nutzen! 🌉
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