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System Workflows

Diese Seite dokumentiert die wichtigsten Arbeitsabläufe und Prozesse der Hoffnungsträger Sprachbrücke Platform.

🔄 Auftragsvergabe-Workflow​

Der folgende Workflow zeigt den kompletten Prozess von der Auftragserstellung durch eine Auftraggeberin bis zur Annahme oder Ablehnung durch Sprachmittler:innen.

Workflow-Beschreibung: Auftragsvergabe​

Phase 1: Auftragserstellung (Auftraggeberin)​

  1. Web-Frontend öffnen - Auftraggeberin loggt sich in das System ein
  2. Neuen Auftrag erstellen - Klick auf "Neuen Auftrag erstellen"
  3. Details eingeben - Datum, Uhrzeit, Ort, benötigte Sprachen
  4. Auftrag vergeben - Bestätigung und Übermittlung an das System

Phase 2: Automatische Verarbeitung (System)​

  1. Auftrag speichern - Anfrage wird in der Datenbank gespeichert
  2. Sprachmittler-Matching - Algorithmus ermittelt den bestmöglichen Sprachmittler
  3. Dashboard-Update - Status "Angefragt" wird im Sprachmittler-Dashboard angezeigt
  4. Benachrichtigung senden - Push-Notification oder E-Mail an Sprachmittler

Phase 3: Sprachmittler-Entscheidung​

  1. Benachrichtigung erhalten - Sprachmittler wird über neue Anfrage informiert
  2. Details anzeigen - Vollständige Termin-Informationen werden angezeigt
  3. Entscheidung treffen - Drei mögliche Optionen:
    • Annehmen → Status "Gebucht", Auftraggeber wird informiert
    • Ablehnen → Anfrage geht an nächsten Sprachmittler
    • Keine Reaktion → Timeout führt zur Weiterleitung

Besonderheiten​

  • Fallback-Mechanismus - Bei Ablehnung oder Timeout wird automatisch der nächste verfügbare Sprachmittler kontaktiert
  • Echtzeit-Updates - Alle Beteiligten werden sofort über Statusänderungen informiert
  • Priorisierung - Das Matching berücksichtigt Verfügbarkeit, Qualifikation und Entfernung

💰 Abrechnung-Workflow​

Der folgende Workflow zeigt den Prozess der Zeiterfassung und Abrechnung nach einem durchgeführten Sprachmittlungseinsatz:

Workflow-Beschreibung: Abrechnung​

Phase 1: Zeiterfassung (Sprachmittler)​

  1. App öffnen - Sprachmittler startet die Mobile App am Einsatztag
  2. Check-in - Zeitstempel für Einsatzbeginn wird erfasst
  3. Check-out - Zeitstempel für Einsatzende wird erfasst
  4. Zusatzkosten eingeben - Parkgebühren, Fahrtkosten oder andere Auslagen

Phase 2: Datenverarbeitung (System)​

  1. Speicherung - Einsatzdauer und Kosten werden automatisch berechnet und gespeichert
  2. Freigabe-Anfrage - Daten werden an Auftraggeber zur Prüfung gesendet

Phase 3: Freigabe-Prozess (Auftraggeber)​

  1. Benachrichtigung - Push-Notification über abgeschlossenen Einsatz
  2. Prüfung - Einsicht in Zeiten, Dauer und Zusatzkosten
  3. Entscheidung - Zwei mögliche Optionen:
    • Freigabe → Automatische Rechnungsgenerierung
    • Ablehnung → Rückgabe an Sprachmittler zur Korrektur

Phase 4: Abschluss​

  • Bei Freigabe: PDF-Rechnung wird generiert und per E-Mail versendet
  • Bei Ablehnung: Sprachmittler kann Korrekturen vornehmen und erneut einreichen

Besonderheiten​

  • Transparenz - Alle Zeiten und Kosten sind für beide Parteien einsehbar
  • Korrektur-Möglichkeit - Fehler können korrigiert werden, bevor die Rechnung erstellt wird
  • Automatisierung - PDF-Generierung und E-Mail-Versand erfolgen automatisch
  • Archivierung - Abgeschlossene Aufträge werden automatisch archiviert

🎨 Legende​

Die Workflows verwenden ein einheitliches Farbschema zur besseren Orientierung:

FarbeBedeutungBeschreibung
🔵 BlauAuftraggeberinAktionen der auftraggebenden Organisation
🟢 GrünSystemAutomatische Systemprozesse
🟠 OrangeSprachmittler:inAktionen der Sprachmittler:innen

🔗 Verwandte Dokumentation​

Entwicklungshinweise

Diese Workflows bilden die Grundlage für die API-Entwicklung und Frontend-Implementierung. Jeder Schritt entspricht einem oder mehreren API-Endpunkten.